Tutorial Aplikasi Pengumuman Kelulusan Siswa Dengan Apps Script

Aplikasi pengumuman kelulusan siswa memberikan kemudahan dalam menyampaikan informasi kelulusan. Apps Script menawarkan solusi praktis untuk otomatisasi pengumuman kelulusan. Data siswa meliputi nama siswa, nomor induk siswa (NIS), dan status kelulusan. Lembar kerja Google Sheets menyimpan data siswa secara terstruktur. Kode Apps Script memproses data kelulusan dari Google Sheets. Sistem mengirimkan pengumuman kelulusan secara otomatis kepada siswa.

Daftar Isi

Tutorial Aplikasi Pengumuman Kelulusan Siswa dengan Apps Script

Pengumuman kelulusan siswa merupakan momen penting bagi setiap sekolah. Proses pengumuman yang efektif dan efisien menjadi krusial. Apps Script, platform pengembangan aplikasi berbasis cloud dari Google, menawarkan solusi praktis untuk mengotomatiskan proses pengumuman kelulusan. Tutorial ini akan memandu kamu langkah demi langkah dalam membuat aplikasi pengumuman kelulusan siswa menggunakan Apps Script.

1. Persiapan Data Siswa di Google Sheets

Langkah pertama adalah menyiapkan data siswa yang berisi informasi kelulusan. Data ini akan disimpan dalam Google Sheets. Berikut adalah langkah-langkahnya:

Buka Google Sheets (sheets.google.com).
Buat spreadsheet baru dengan nama, contohnya “Data Kelulusan Siswa”.
Buat header kolom berikut:
- Nama Siswa
- NIS (Nomor Induk Siswa)
- Email
- Status Kelulusan (Lulus/Tidak Lulus)
Isi data siswa pada kolom-kolom tersebut. Pastikan data terisi dengan benar dan lengkap.
Simpan spreadsheet tersebut.

Contoh tampilan Google Sheets:

Nama Siswa	NIS	Email	Status Kelulusan
Budi Santoso	12345	[email protected]	Lulus
Siti Aminah	67890	[email protected]	Lulus
Andi Setiawan	13579	[email protected]	Tidak Lulus

2. Membuat Script Apps Script

Setelah data siswa siap, selanjutnya adalah membuat script Apps Script untuk memproses data dan mengirimkan pengumuman. Berikut adalah langkah-langkahnya:

Buka Google Sheets yang telah dibuat sebelumnya.
Klik “Alat” > “Editor Skrip”.
Editor Apps Script akan terbuka di tab baru.
Hapus kode default yang ada.
Salin dan tempel kode berikut ke dalam editor script:

 function kirimPengumumanKelulusan() 
  // Mendapatkan Spreadsheet aktif
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  // Mendapatkan Sheet bernama "Sheet1" (Ganti jika nama sheet berbeda)
  var sheet = ss.getSheetByName("Sheet1");
  // Mendapatkan data dari Sheet dalam bentuk array
  var data = sheet.getDataRange().getValues();

  // Memulai iterasi dari baris kedua (baris pertama adalah header)
  for (var i = 1; i < data.length; i++) 
   // Mendapatkan data dari setiap baris
   var namaSiswa = data[i][0]; // Kolom Nama Siswa
   var nis = data[i][1]; // Kolom NIS
   var email = data[i][2]; // Kolom Email
   var statusKelulusan = data[i][3]; // Kolom Status Kelulusan

   // Membuat subjek email
   var subjek = "Pengumuman Kelulusan Siswa - " + namaSiswa;

   // Membuat body email berdasarkan status kelulusan
   if (statusKelulusan == "Lulus") 
    var body = "Selamat, " + namaSiswa + "!\n\n" +
     "Dengan bangga kami umumkan bahwa Anda dinyatakan LULUS dari sekolah.\n" +
     "NIS Anda: " + nis + "\n\n" +
     "Selamat atas pencapaian Anda!\n\n" +
     "Hormat kami,\n" +
     "Tim Sekolah";
    else 
    var body = "Mohon maaf, " + namaSiswa + ".\n\n" +
     "Setelah melalui pertimbangan, Anda dinyatakan TIDAK LULUS dari sekolah.\n" +
     "NIS Anda: " + nis + "\n\n" +
     "Jangan berkecil hati, tetap semangat dan terus berusaha.\n\n" +
     "Hormat kami,\n" +
     "Tim Sekolah";
   

   // Mengirim email
   MailApp.sendEmail(
    to: email,
    subject: subjek,
    body: body
   );
  
  // Menampilkan pesan selesai
  Logger.log("Pengumuman kelulusan telah dikirimkan ke semua siswa.");
  SpreadsheetApp.getUi().alert('Pengumuman kelulusan telah dikirimkan ke semua siswa.');

Penjelasan Kode:

SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(): Mendapatkan spreadsheet aktif.
ss.getSheetByName("Sheet1"): Mendapatkan sheet dengan nama “Sheet1”. Pastikan nama sheet sesuai dengan nama sheet yang kamu gunakan.
sheet.getDataRange().getValues(): Mendapatkan semua data dari sheet dalam bentuk array 2 dimensi.
Loop for: Melakukan iterasi pada setiap baris data siswa.
data[i][0], data[i][1], data[i][2], data[i][3]: Mengakses data dari setiap kolom (Nama Siswa, NIS, Email, Status Kelulusan).
MailApp.sendEmail(): Mengirim email ke alamat email yang bersangkutan.
Logger.log() dan SpreadsheetApp.getUi().alert(): Menampilkan pesan informasi di log eksekusi dan notifikasi di spreadsheet.

3. Konfigurasi dan Eksekusi Script, TUTORIAL APLIKASI PENGUMUMAN KELULUSAN SISWA DENGAN APPS SCRIPT

Setelah kode ditempel, lakukan konfigurasi dan eksekusi script:

Ganti nama sheet “Sheet1” pada kode dengan nama sheet yang sesuai jika berbeda.
Simpan script dengan nama, contohnya “PengumumanKelulusan”.
Klik ikon “Jalankan” (ikon segitiga).
Saat pertama kali menjalankan script, Google akan meminta izin akses ke akun Google kamu. Klik “Tinjau Izin”.
Pilih akun Google yang kamu gunakan.
Klik “Lanjutan” dan kemudian “Buka PengumumanKelulusan (tidak aman)”.
Klik “Izinkan”.
Script akan berjalan dan mengirimkan email pengumuman kelulusan ke setiap siswa berdasarkan data yang ada di Google Sheets.
Periksa log eksekusi (lihat “Tampilan” > “Log”) untuk memastikan tidak ada error.

4. Membuat Trigger Otomatis (Opsional)

Jika kamu ingin pengumuman kelulusan dikirimkan secara otomatis pada waktu tertentu, kamu bisa membuat trigger. Berikut adalah langkah-langkahnya:

Di editor Apps Script, klik ikon “Pemicu” (ikon jam).
Klik “+ Tambahkan Pemicu”.
Konfigurasi pemicu:
- Fungsi yang akan dijalankan: kirimPengumumanKelulusan
- Pilih sumber kejadian: “Dari spreadsheet”
- Pilih jenis kejadian: “Saat pengeditan” atau “Pada waktu tertentu” (pilih sesuai kebutuhan)
- Jika memilih “Pada waktu tertentu”, atur waktu dan frekuensi pengiriman email.
Klik “Simpan”.

5. Tips dan Troubleshooting

Pastikan alamat email siswa valid: Kesalahan penulisan alamat email akan menyebabkan email gagal terkirim.
Periksa kuota pengiriman email: Akun Google memiliki batasan jumlah email yang dapat dikirim per hari. Jika kuota terlampaui, email tidak akan terkirim.
Gunakan template email yang menarik: Kamu bisa mempercantik tampilan email dengan menggunakan HTML dalam body email.
Error “Authorization is required to perform that action”: Pastikan kamu sudah memberikan izin akses yang diperlukan saat pertama kali menjalankan script.
Email masuk ke folder spam: Minta siswa untuk memeriksa folder spam jika tidak menerima email di inbox.

Dengan mengikuti tutorial ini, kamu dapat membuat aplikasi pengumuman kelulusan siswa yang efektif dan efisien menggunakan Apps Script. Selamat mencoba!

Semoga tutorial ini bermanfaat buat kamu ya! Makasih banyak sudah nyempetin baca sampai selesai. Jangan lupa mampir lagi nanti, bakal ada banyak artikel menarik lainnya yang siap menemani. Sampai jumpa di artikel berikutnya!